kintoneとは？初心者向けにわかりやすく解説

kintone（キントーン）は、日々の業務を簡単に見える化し、社員同士の連携をスムーズにすることができるクラウド型の業務管理ツールです。プログラミングの知識がなくても利用できるため、ITスキルに自信がない方でも直感的に操作でき、会社の業務改善に役立ちます。そのため、多くの企業で導入されており、業務効率化やチームのコミュニケーション向上を実現しています。

この記事では、kintoneの基本機能やメリット、さらに具体的な導入効果について詳しく解説します。「kintoneで何ができるのか」「自社にとってどのような利点があるのか」を明確にお伝えしますので、ぜひ最後までご覧いただき、kintoneの可能性を感じ取ってください。

1.0　kintoneの基本（概要・できること）

kintoneは、業務に必要な情報を一元管理し、チーム内での情報共有や業務プロセスの効率化を図るためのプラットフォームです。以下では、kintoneの概要と特徴について詳しく解説します。

　1.1　情報の一元管理と共有

kintoneでは、業務に関連するさまざまな情報を一元的に管理できます。顧客情報や案件情報、タスク進捗など、これまでバラバラに管理されていたデータを一箇所に集約することで、情報の検索性が向上し、必要な情報に迅速にアクセスできます。また、すべてのデータがクラウド上に保存されるため、どこからでもアクセス可能で、リモートワークや外出先での作業にも対応できます。

　1.2　直感的な操作でアプリ作成

kintoneの魅力の一つは、プログラミングスキルが不要な直感的なアプリ作成機能です。ユーザーは、ドラッグ＆ドロップで簡単にフィールドを追加し、業務プロセスに合わせたアプリを作成できます。この操作性により、IT部門に依存することなく、現場の社員が自らアプリを作成し、運用を開始できます。

　1.3　既存データの活用

エクセルやCSVファイルをkintoneに取り込むことで、既存のデータを効率的にkintoneアプリに移行できます。これにより、元はエクセルで管理していた顧客リストや案件情報を、kintone上でより使いやすい形に変換し、検索性や連携性を向上させることができます。

　1.4　多様な業務アプリへの対応

kintoneは、多様な業務に対応したアプリを簡単に作成・運用することができます。
例えば以下のようなアプリが作成可能です。

・顧客管理
顧客情報を一元管理し、履歴や対応状況をチームで共有できます。これにより、顧客対応の品質を向上させることができます。

・案件管理
案件ごとの進捗状況や担当者を明確にし、プロジェクトの進行を可視化できます。これにより、業務の滞りを防ぎ、迅速な意思決定が可能となります。

・日報管理
社員が日々の業務内容を記録し、上司や同僚と共有することで、業務状況の透明性が向上します。

・タスク管理
タスクごとの期限や担当者を設定し、進捗状況を一目で把握できます。これにより、チーム全体での効率的なタスク分担が可能です。

　1.5　業務効率化の実現

作成したアプリを組み合わせることで、業務プロセスの効率化を実現することも可能です。例えば、顧客管理と案件管理を連携させることで、顧客情報を基にした具体的な提案やアクションをスムーズに行うことができます。

kintoneは、これらの機能を直感的に操作できるインターフェースで提供することで、業務改善を強力にサポートします。自社の業務に最適な形でkintoneを活用することで、生産性の向上と情報共有の効率化を実現できます。

2.0　kintoneでできないことと注意点

kintoneは非常に多機能で柔軟なプラットフォームですが、すべての業務要件に対応できるわけではありません。導入前に知っておくべき注意点を詳しく解説します。

　2.1　複雑な機能の実装にはプログラミング知識が必要

kintoneはプログラミング不要でアプリを作成できることが魅力ですが、標準機能では対応できない複雑な業務要件に対しては、JavaScriptやCSSを用いたカスタマイズが必要になる場合があります。

カスタマイズの具体例
・特定の業務に完全フィットしたロジックの実装
自社の業務に完全にフィットしたロジックを組み込む場合、JavaScriptでのコーディングが求められます。

・UIの高度な変更
kintoneの標準機能内では対応できない画面レイアウトや操作感を実現するためには、CSSやHTMLの知識が必要です。

このため、複雑なカスタマイズを行う場合は、プログラミングスキルを持つ専門家やITベンダーの協力が必要になることがあります。

　2.2　専門性の高い基幹システムの置き換えは難しい

kintoneは多用途に使える柔軟なツールですが、以下のような高度に専門化されたシステムの完全な代替には向きません。

・ERPや専門システムの完全置き換え
大規模な基幹業務を処理するERP（統合基幹業務システム）や、特定の業務向けに構築された専門システムの機能を全てkintoneで実現するのは困難です。例えば、財務管理や人事管理といった専門的な機能を必要とする場合、専用システムの併用が推奨されます。

・大量データの処理
kintoneにはデータの容量制限があるため、大量のデータを扱う業務には適していない場合があります。その場合は、外部のデータベースやクラウドストレージサービスとの連携が必要になります。

　2.3　外部システムとの連携には制約がある

kintoneはAPI(※1)やプラグインを利用して外部システムと連携することができますが、すべてのシステムとシームレスな結合ができるわけではありません。一部のシステムでは、カスタム開発や専用コネクタの導入が必要になることがあります。
※1　API：外部システムとデータをやり取りする仕組み

導入前の注意点
①業務要件の明確化
　 kintoneで実現したいことを明確にし、標準機能で対応可能かどうかを確認しましょう。

②カスタマイズの計画
　必要に応じて専門家のサポートを受ける計画を立てることが重要です。

③他システムとの併用検討
　必要に応じて、他の専門システムと併用する戦略を立てましょう。

kintoneを活用する際には、これらの制約を事前に把握し、適切に計画を立てることで、より効果的な運用を実現することができます。

3.0　初めてのkintone導入ステップ

kintoneを初めて導入する際には、計画的に進めることが重要です。以下のステップを踏むことで、スムーズな導入と運用を実現できます。

　3.1　Step1. ニーズの分析

最初のステップは、自社の業務プロセスや課題を明確にすることです。
現在抱えている問題点や課題を洗い出し、それがkintoneで解決可能かどうかを検討します。
例えば、顧客情報が複数のシステムに分散している場合や、タスク管理が手作業で非効率になっている場合など、具体的な業務課題を特定します。
チームメンバーや関係者から意見を収集し、導入の目的を共有することも重要です。

　3.2　Step2. アプリの作成

kintoneを導入する際の中心的な作業は、業務に必要なアプリの作成です。

①はじめから作成・他のアプリを再利用
　ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でフィールドを追加し、アプリを作成できます。

②既存のデータの活用
　ExcelやCSVファイルを読み込んで、アプリを作成することができます。
　ExcelやCSVファイルを読み込んでアプリを作成した場合、アプリの作成とファイル内のデータの移行を同時に行うことができます。
　なお、ExcelやCSVファイルのデータははじめからアプリを作成した場合でも後から移行可能です。

③アプリテンプレートの活用
　kintoneが提供するアプリテンプレートを利用して、効率的にアプリを作成できます。例えば、顧客管理やプロジェクト管理向けのテンプレートがアプリストアに用意されています。

　3.3　Step3. カスタマイズ

作成したアプリは、業務に合わせてカスタマイズすることで、より使いやすいものに仕上げることができます。

①フィールドやレイアウトの調整
　入力項目やレイアウトを業務フローに合わせて最適化します。

②プラグインの導入
　必要に応じてプラグインを追加し、kintoneの標準機能を拡張します。例えば、帳票出力プラグインやカレンダービューのプラグインなどがあります。

③外部サービスとの連携
　kintoneは他のツールやサービス（Google Workspace、Slackなど）と連携することで、業務の幅をさらに広げることができます。

　3.4　Step4. ユーザー教育

最後に、ユーザーに使い方や運用ルールを周知することが重要です。

①操作教育の実施
　チームメンバーがkintoneを使いこなせるように、実践的な操作教育を行います。

②ガイドラインの作成
　kintoneの使用方法やルールを明文化し、誰でも簡単に参照できる状態にします。

③運用のフィードバック
　定期的にユーザーからフィードバックを収集し、必要に応じてアプリや運用方法を改善します。

これらのステップを踏むことで、kintoneの導入がスムーズに進み、業務の効率化やチームの連携強化を実現することができます。

4.0　kintoneのプラグイン活用術

kintoneには、標準機能をさらに拡張するためのさまざまなプラグインが提供されています。プラグインを活用することで、業務に合わせた柔軟なカスタマイズが可能になり、kintoneの利便性を大幅に向上させることができます。

　4.1　プラグインの種類と活用例

例①：帳票作成プラグイン
　データをPDFやExcel形式で出力する機能を提供します。これにより、見積書や請求書、契約書などの帳票を効率的に作成・共有できます。手作業で帳票を作成する必要がなくなり、作業時間を大幅に短縮できます。

例②：カレンダー表示プラグイン
　スケジュールやタスクをカレンダー形式で表示します。これにより、進行中のプロジェクトやタスクの状況を視覚的に確認でき、スケジュール管理の効率が向上します。

例③：レコード追加画面・編集画面の操作性向上プラグイン
　多種多様で最もプラグインの数が豊富な系統です。例として、特定の条件に基づいてフィールドの表示/非表示や活性/非活性を切り替えたり、重複や必須項目の入力チェックをかけたりすることが可能です。また、特定の文字列を別の文字列に置換したり、特定のフィールドの値に連動して他のフィールドの値を設定したりすることも可能です。

例④：一覧ビューカスタマイズプラグイン
　kintoneの一覧画面を好みの形式にカスタマイズします。例えば、データに色付けをして視覚的にわかりやすくしたり、特定の条件に基づく数値を拡大したりすることが可能です。

例⑤グラフ作成プラグイン
　データをリアルタイムでグラフ化し、視覚的に状況を把握するためのツールです。これにより、売上や進捗状況を直感的に把握しやすくなり、意思決定が迅速になります。

　4.2　プラグイン活用のメリット・効果

①作業時間の短縮
　手作業で行っていた業務を自動化することで、作業の効率が飛躍的に向上します。例えば、帳票作成を自動化することで、数分で必要な書類を生成できます。

②エラーの削減
　プラグインを活用することで、人為的なミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。これにより、後から修正する手間も大幅に削減されます。

③業務プロセスの最適化
　プラグインを通じて、企業特有のプロセスに対応した機能を追加できるため、業務全体をより効率的に進められます。

④データの視覚化
　カレンダーやグラフ表示を利用することで、データをわかりやすく整理し、状況を一目で把握できます。これにより、管理者やチームメンバー間での情報共有がスムーズになります。

kintoneのプラグインを適切に活用することで、標準機能だけでは対応しきれない複雑な業務要件にも対応できます。プラグインの選定と活用は、業務改善の鍵となる要素の一つです。

5.0　JavaScriptやCSSでkintoneをカスタマイズする方法

kintoneは、JavaScriptやCSSを利用して、標準機能を超えた高度なカスタマイズも可能です。

　5.1　カスタマイズの例

・JavaScriptによる機能追加
特定のアクションに応じた自動計算や入力補助など、独自のロジックを追加できます。例えば、 特定の条件下でボタンを表示/非表示にするカスタム機能など。

・CSSによるデザイン変更
フォントサイズやカラー、背景デザインを調整して、企業独自のアプリ外観を実現します。

・API連携
他のシステムやサービスとデータを連携するスクリプトを構築し、業務の効率をさらに高めます。

　5.2　カスタマイズのメリット・効果

①業務効率化
JavaScriptなどを活用した高度なカスタマイズにより、個別の業務プロセスに完全にフィットするアプリを作成することで、定型業務の効率化や作業時間の削減が可能です。

②ユーザー満足度の向上
カスタマイズにより、元々使用していたシステムに近い見た目や操作感を提供することで、新しい業務プロセスを覚える負担を軽減し、現場ユーザーにとって馴染みやすいシステム環境を実現します。

③データの信頼性向上
業務に特化したカスタマイズを施すことで、入力エラーやミスを防ぎ、データの一貫性と信頼性を高めます。

kintoneのカスタマイズ機能を活用することで、業務プロセスに最適化された企業独自のアプリを作り上げることが可能です。ただし、カスタマイズを行う際には、運用後の変更や保守の負担についても考慮し、慎重に進めることが重要です。

6.0　外部連携サービスでkintoneの活用範囲を広げる方法

kintoneは、APIやWebhook(※2)を活用して他のシステムやクラウドサービスと柔軟に連携できるのが大きな特徴です。この連携により、さまざまな業務プロセスを一元化し、効率化を図ることができます。
※2　Webhook：特定のイベント発生時に外部システムに通知を送る仕組み

　6.1　APIやWebhookによる基本的なデータ連携

・APIの活用
kintoneのAPIを利用することで、外部システムからデータを取得したり、逆にkintoneにデータを送信することが可能です。例えば、基幹システムのデータをkintoneに取り込むことで、業務情報を一元管理できます。

・Webhookによるリアルタイム通知
kintoneで発生したイベント（レコードの登録や更新など）をトリガーに、外部システムに通知を送る仕組みです。これにより、迅速なデータ連携とリアルタイムでの情報共有が可能になります。

　6.2　RPAツールとの連携

・定型業務の自動化
kintoneとRPA(※3)ツールを連携することで、データ入力や情報の転記といった繰り返し作業を自動化できます。これにより、人的なミスを減らし、作業時間を大幅に削減できます。
（例） 請求書の自動作成: kintoneに登録された取引データをRPAで処理し、請求書を生成して顧客に送付するプロセスを自動化します。
※3　RPA：繰り返し作業など定型作業の自動化ツール（ロボティック・プロセス・オートメーションの略）

　6.3　BIツールとの連携

・データの可視化
kintoneのデータをBI(※4)ツールに取り込むことで、より高度なデータ分析や視覚化が可能になります。グラフやダッシュボードを活用して、業務の状況や課題を一目で把握できます。
（例） 売上分析のダッシュボード作成: kintoneに蓄積された売上データをBIツールで分析し、月次のパフォーマンスをグラフ化して経営陣に共有します。
※4　BI：データを分析して可視化するツール（ビジネスインテリジェンスの略）

　6.4　他のクラウドサービスとの統合

・Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携
GoogleカレンダーやOutlookのスケジュールと連携して、タスク管理や予定調整を効率化します。また、Googleスプレッドシートにkintoneのデータをエクスポートして活用することも可能です。

チャットツールとの統合: SlackやChatworkと連携して、kintoneの通知やレコード更新情報をリアルタイムで共有します。これにより、チーム内のコミュニケーションがさらにスムーズになります。

　6.5　外部連携のメリット・効果

・業務プロセスの効率化
RPAによる自動化やクラウドサービスとの連携を活用することで、手作業を削減し、業務をよりスムーズに進めることができます。

・データの一元化
各システムのデータをkintoneに集約することで、情報のばらつきを防ぎ、一元管理を実現します。

・意思決定の迅速化
BIツールで可視化されたデータをもとに、迅速かつ適切な意思決定が行えます。

kintoneは、多様な外部サービスとの連携を通じて、その活用範囲を無限に広げることが可能です。業務の特性や課題に応じて最適な連携方法を選択し、業務改善をさらに加速させましょう。

7.0　kintone導入支援ならHAL Create

　7.1　HAL Createが提供する主なサービス

①kintone導入支援
貴社の業務プロセスを徹底的に分析し、最適なkintoneアプリの構築をお手伝いします。
初めての導入でも安心できるよう、操作説明や運用方法の教育もサポートします。

②アプリ開発サポート
現場のニーズに応じたアプリの設計・開発を行います。エクセルや既存のデータを取り込んだスムーズな移行も可能です。
プログラミングが必要な高度なカスタマイズも対応可能で、業務に最適化されたアプリを提供します。

③運用・コンサルティング支援
導入後の運用を最適化するため、継続的な改善提案を行います。
他のツールやシステムとの連携方法を提案し、さらなる業務効率化を実現します。

　7.2　HAL Createを選ぶメリット

①資格保有のプロが対応
　kintoneアプリデザインスペシャリスト、kintoneアソシエイト資格を持つスペシャリストが、徹底的に貴社の業務をヒアリングして深く理解し、最適な解決策を提案します。

②長年の実績
　5年以上の豊富な経験をもとに、さまざまな業界や業務プロセスに対応してきたノウハウを活用します。

③伴走型サポート
　単なるシステム提供ではなく、導入から運用まで、伴走する形で支援を行います。

　7.3　HAL Createの支援を受けてkintoneを最大限に活用しませんか？

業務プロセスを最適化し、生産性を向上させるのにkintoneは非常に有効なツールです。HAL Createの専門的なサポートを受けることで、貴社の業務課題を効率よく解決し、大きな業務改善効果を達成しましょう。

詳しくは、HAL Createのサービスページをご覧ください。お問い合わせもお待ちしております！

お問い合わせページはこちら